Memastikan Tata Kelola Arsip Berjalan dengan Baik, Wakil Direktur Bidang Sumber Daya dan Kemitraan Gelar Rapat Mekanisme Proses Pengajuan Surat Menyurat di Lingkungan Kampus UPI Serang
Serang, UPI - Wakil Direktur Bidang Sumber Daya dan Kemitraan Kampus Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) di Serang, Dr. Yulianti Fitriani, M.Sn., menggelar rapat mekanisme proses pengajuan surat menyurat pada Senin (15/9/2025). Kegiatan tersebut berlangsung di ruang rapat Administrasi Umum (Adum) lantai satu Gedung Lembaga dan dihadiri langsung oleh staf tenaga kependidikan (tendik) perwakilan dari setiap unit kerja di lingkungan kampus.
Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari kunjungan tim Arsip Universitas ke Kampus UPI di Serang pada Kamis (11/9/2025). Dalam kunjungan tersebut, tim arsip memberikan bimbingan teknis dan pendampingan sekaligus menegaskan pentingnya tata kelola arsip yang baik sebagai penunjang kinerja akademik maupun administratif di kampus.
Hasil visitasi menemukan sejumlah hal yang perlu diperbaiki, khususnya terkait mekanisme pengajuan surat menyurat. Menindaklanjuti temuan tersebut, Wakil Direktur Bidang Sumber Daya dan Kemitraan langsung menggelar sekaligus memimpin rapat guna merumuskan kesepakatan bersama agar tata kelola arsip di Kampus UPI Serang selaras dengan ketentuan arsip universitas.
Rapat berjalan tertib dan diwarnai diskusi interaktif antara pimpinan, staf administrasi, serta perwakilan dari unit akademik, keuangan, staf program studi, dan staf direktur serta wakil direktur. Masukan-masukan yang muncul kemudian dirumuskan menjadi poin-poin kesepakatan yang akan dituangkan dalam surat edaran resmi.
Adapun hasil kesepakatan rapat tersebut antara lain, pertama, seluruh surat masuk melalui aplikasi Sinergi akan disimpan oleh penerima disposisi terakhir. Kedua, surat masuk yang ditujukan kepada Direktur, Wakil Direktur, maupun Kepala Seksi dan berhubungan dengan kegiatan teknis di tingkat program studi wajib didisposisikan melalui aplikasi Sinergi kepada Ketua Program Studi atau Kepala Unit terkait. Selanjutnya, Ketua Prodi atau Kepala Unit bertanggung jawab menyampaikan tindak lanjut kepada dosen maupun tenaga kependidikan di bawah koordinasinya.
Ketiga, surat permohonan izin kegiatan yang berasal dari organisasi mahasiswa seperti BEM, DPM, maupun himpunan diwajibkan melalui mekanisme pengajuan yang jelas. Surat tersebut diajukan melalui pembina kemahasiswaan, diparaf oleh Kaprodi atau Kepala Seksi Akademik dan Kemahasiswaan, serta ditujukan kepada Wakil Direktur Bidang Pendidikan, Kemahasiswaan, dan Penjaminan Mutu. Keempat, pemrosesan surat dilaksanakan paling lambat dalam waktu 3 (tiga) hari kerja sejak diterima unit terkait
Melalui rapat ini, diharapkan sistem tata kelola arsip dan administrasi surat menyurat di lingkungan UPI Kampus Serang dapat berjalan lebih tertib, transparan, dan akuntabel. Langkah ini sejalan dengan tujuan Sustainable Development Goals (SDGs) poin 16 tentang “Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh,” khususnya dalam membangun tata kelola institusi pendidikan yang transparan dan efektif sebagai wujud peningkatan mutu layanan administrasi bagi sivitas akademika. (RK)
